Korzyści z wdrożenia

Na wstępie trzeba zaznaczyć, że żaden program sam z siebie nie jest uniwersalnym narzędziem. Każde wdrożenie wymaga odpowiednich zmian w organizacji firmy i konsekwencji w ich przeprowadzeniu. CRM, DDM, ERP to nie tylko skróty oznaczające pewną klasę oprogramowania ale także, a może przede wszystkim, pojęcia związane ze strategią firmy oraz jej kulturą i zasadami funkcjonowania.

Na podstawie analizy potrzeb i analizy aktualnej organizacji firmy, najpierw należy sformułować postulaty koniecznych zmian organizacyjnych a dopiero później wdrażać systemy informatyczne. To najczęściej jest warunkiem koniecznym osiągnięcia spodziewanych korzyści.

wyszukiwanie klientów

określanie i kontrolowanie akcji handlowych i marketigowych, mechanizmy wyszukiwania w bazie klientów rokujących lub zapomnianych;

wiedza o kliencie

zebranie i uporządkowanie pełnej informacji o wszystkim co dotyczy każdego klienta - historii kontaktów, osób, transakcji, sprzedaży, prac projektowych, serwisów, zawartych umów, korespondencji;

wzmocnienie lojalność klientów

planowanie i rozliczanie pracowników z działań wymaganych i oczekiwanych przez klientów, kontrolowanie uwag, reklamacji i oczekiwań klientów;

kontrolowanie jakości pracy własnych pracowników

system rejestruje nie tylko sam fakt wykonania określonej czynności ale też zapisuje treść działania, może nagrywać rozmowy, dopisywać treść przedstawionej oferty, przebieg negocjacji umowy czy też treść maila; system umożliwia planowanie zadań pracownikom i rozliczanie ich z terminowości wykonania i zgodności planu z przyjętą wcześniej strategią;

zarządzanie marketingiem

planowanie i obsługa akcji marketingowych, analiza efektywności zrealizowanych projektów, kontrolowanie kosztów reklam, targów, promocji;

zarządzanie serwisem

kolejkowanie zleceń, kontrolowanie zobowiązań gwarancyjnych, pełna historia posprzedażna każdego z urządzeń lub wykonanych usług, rozdzielanie i kontrolowanie przydzielonych zadań, monitorowanie realizowanych zleceń;

wiedza o rynku

możliwość określania procesów sondażowych i analizy ich wyników;

trwałość wiedzy i zdobytego doświadczenia

pełny zapis działań handlowych, marketingowych i serwisowych pozwala na płynne przejmowanie spraw i problemów związanych z obsługą klienta lub realizacją zleceń serwisowych; kontakty i sprawy ważne dla firmy nie giną i nie są zapominane wraz z urlopem, chorobą lub odejściem pracownika;

większa efektywność funkcjonowania firmy

szybszy dostęp do informacji redukuje czas na czynności administracyjne, a sprawny przepływ informacji wewnątrz firmy ogranicza inercję biurokratyczną (zagubione pisma, nieprzekazane ważne wiadomości); mechanizmy planowania i synchronizacji zadań pozwalają uniknąć duplikowania czynności i umożliwiają ich rozliczanie, natomiast narzędzia zaawansowanych analiz danych historycznych pomagają unikać popełnionych wcześniej błędów i efektywnie planować nowe strategie handlowe; analizy te umożliwiają też wyszukiwanie najbardziej efektywnych akcji marketingowych i najbardziej dochodowych podmiotów; zdobyte doświadczenie handlowe, marketingowe i serwisowe jest gromadzone w systemie w formie wiedzy, z której korzystać mogą zarówno nowi pracownicy jak i decydenci, zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami;

realizacja idei biura bez papieru

dokumenty papierowe są przekształcone do formy elektronicznej i włączone do systemu obiegu dokumentów firmy tylko w takiej formie; w ten sposób papiery nie giną, nie krążą z biurka na biurko według uznania pracowników, nie są wielokrotnie kopiowane; nie tylko każdy dokument można odnaleźć szybko, ale też sprawdzić na jakim etapie jest sprawa, którą on określa lub do której się odnosi; informacja związana z dokumentem nie ginie, jest automatycznie archiwizowana i łatwo jest śledzić ścieżki jej przepływu (historyczne lub bieżące); papierowe dokumenty przychodzące z zewnątrz są w kancelarii lub sekretariacie skanowane, rejestrowane w systemie i archiwizowane; do adresatów trafiają już w formie elektronicznej i dalej funkcjonują już w tej formie;

zarządzanie sprawami i zadaniami

z każdym dokumentem związana jest konkretna sprawa i konieczne do wykonania zadania dla pracowników; w systemie DDM rejestrowana jest historia - kiedy, do kogo i z jakim dekretem (poleceniem) trafił dokument; można też sprawdzić, jakie działania dotyczące danej sprawy zostały podjęte oraz natychmiast dotrzeć do całej drogi, jaką przebył dokument w firmie, do poleceń, jakie były na poszczególnych etapach wiązane z tym dokumentem oraz kto, kiedy i jakie czynności podjął; system w naturalny sposób motywuje do terminowej i rzetelnej pracy;

szybki i sprawny dostęp do danych i dokumentów

dzięki centralnej bazie dokumentów i danych, każdy uprawniony pracownik ma łatwy dostęp do dokumentów bez konieczności angażowania do tego innych pracowników; przechowywane dokumenty są kompletne i bezpieczne, a informacje o postępie spraw z nimi związanych są obiektywne i nie wymagają szczegółowych wyjaśnień pracowników; system odnotowuje nie tylko zmiany w dokumentach lub dekretach, ale też daty i godziny czytania dokumentu oraz otrzymania poleceń z nim związanych;

efektywny sposób określania elektronicznego archiwum

system umożliwia elastyczne tworzenie i zmiany struktury elektronicznych segregatorów, teczek, zawieszek; dane i dokumenty są dodatkowo zabezpieczone poprzez zakodowany ich zapis na dysku;

wsparcie i kontrola wewnętrznych reguł w obiegu danych i dokumentów firmy

poprzez możliwość określenia ścieżek i reguł obiegu dla każdego rodzaju dokumentu (akceptowania przez wybrane osoby, zapoznanie się z fragmentami dokumentów przez inne, itp.), system DDM wymusza przestrzeganie przyjętych w firmie procedur postępowania; jest bardzo przydatnym narzędziem podczas wprowadzania i utrzymywania norm z serii ISO 9000:2000;

efektywniejsza wymiana informacji wewnątrz firmy

czynności związane z wglądem i poznaniem dokumentu mogą być podejmowane szybciej, gdyż w obiegu elektronicznym dostęp do niego jest możliwy automatycznie po wprowadzeniu go do systemu i nadaniu mu koniecznych atrybutów obiegu; to skrócenie drogi od biurka do biurka ma szczególne znaczenie, gdy działy lub oddziały firmy są zlokalizowane w różnych miejscach;

ograniczanie kosztów archiwizowania dokumentów

większość dokumentów przedsiębiorstwa przez wiele lat jest przechowywana w formie papierowej; generuje to istotne problemy miejsca składowania i kosztów; tymczasem tylko niektóre dokumenty wymagają prawnie takiej formy; zdecydowana większość istotnych dla firmy danych i dokumentów może być przechowywana w formie elektronicznej, ta forma jest nieporównywalnie tańsza i bezpieczniejsza; DDM ogranicza też koszty związane z obsługą dokumentów papierowych - eliminuje lub znacznie ogranicza wielokrotne kopiowanie i drukowanie;

współdzielenie zasobów

z jednego dokumentu może korzystać jednocześnie więcej osób;

wersjonowanie dokumentów

każda kolejna zmiana w danych i dokumentach objętych systemem jest rejestrowana z adnotacją, kto i kiedy jej dokonał;

struktura danych

system umożliwia operowanie hierarchiczną strukturą towarów;

wielomagazynowość

możliwe jest prowadzenie wielu magazynów lokalnych i zdalnych;

definiowanie dokumentów

system domyślnie definiuje podstawowe dokumenty obrotu magazynowego, a jednocześnie umożliwia tworzenie innych dokumentów magazynowych definiowanych przez użytkownika;

uprawnienia

program przydziela uprawnienia na trzech poziomach: prowadzenia i rozliczania magazynu, emitowania i zatwierdzania dokumentów oraz innych czynności magazynowych; ta funkcja daje możliwość rozdzielenia etapów przygotowywania i zatwierdzania dokumentów między różne osoby o odpowiednich poziomach uprawnień - jedni pracownicy mogą dokument przygotować, natomiast jego zatwierdzenie może być dokonane tylko przez inną (lub tą samą), wskazaną wcześniej w systemie osobę;

emisja dokumentów

jest wspierane przez możliwość uproszczonego przygotowywania dokumentów z poziomu przeglądarki stanów magazynowych, przez system podpowiedzi związanych z historią i stanami poszczególnych indeksów i dokumentów oraz przez konfigurowalny formularz przygotowywania dokumentów;

aktualność prezentowanych informacji

system na bieżąco uwidacznianie wszystkie zmiany stanów magazynowych, już w trakcie przygotowywania dokumentu, również rezerwacji oraz przychodów towarów;

inwentura

system wspomaga ten proces przez automatyczne przygotowywanie i drukowanie odpowiednich arkuszy spisowych oraz jej rozliczanie przez automatyczną emisję i drukowanie stosownych dokumentów magazynowych związanych ze stwierdzonymi brakami lub superatą;

sprzedaż

każda wystawiona faktura jest związana odpowiednią relacją z klientem, procesem lub projektem - działaniami handlowymi i marketingowymi, które do niej doprowadziły, numerem zlecenia, dokumentem zlecenia lub innymi dokumentami, takimi, jak umowa lub specyfikacja projektu, ewentualnie dokumentami magazynowymi oraz osobami po stronie firmy i klienta związanymi z daną transakcją;

analizy i statystyki sprzedaży

system umożliwia zarówno proste wyszukiwanie i filtrowanie wykonanej sprzedaży przez wybranego pracownika, klienta, okres lub grupę towarów, jak również rozbudowane statystyki związane z segmentacją rynku, grup towarowych, ilości i rodzaju działań handlowych lub marketingowych;

Ten moduł pozwala przenieść dowolny fragment i dowolną funkcjonalność systemu Comers, dostępną w sieci lokalnej, do Internetu. Technologia jaką wykorzystuje system umożliwia dostęp do niego bez dodatkowej instalacji z dowolnego komputera, dowolnie zlokalizowanego, wyposażonego w przeglądarkę i łącze internetowe. Ta metoda umożliwia korzystanie ze wspólnej bazy danych w czasie rzeczywistym. Jednocześnie odpowiednia struktura praw dostępu i certyfikatów zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Wielowarstwowa budowa aplikacji gwarantuje, że użytkownik zdalny nie ma w żadnym przypadku bezpośredniego dostępu do bazy danych. Można też dodatkowo wyposażyć system w połączenia szyfrowane. Transmisja między użytkownikiem zdalnym, a serwerem może się odbywać zarówno poprzez HTTP, jak i bezpieczny protokół HTTPS.