Wprowadzenie

Archiwizacja dokumentów i danych to ważny problem w wielu organizacjach. Przedsiębiorstwa są zalewane wzrastającą ilości informacji ustrukturyzowanej i nieustrukturyzowanej (tej ostatniej jest z reguły najwięcej) w postaci skanowanych dokumentów, listów elektronicznych, pism, plików, stron WWW, rekordów baz danych, transakcji obiektów systemów ERP oraz wielu innych. Sprawny dostęp do tych informacji ma często krytyczny wpływ na sprawne funkcjonowanie firmy. Jednocześnie zasady przechowywania informacji, ich udostępniania, publikacji i tworzenia, musza być zgodnie z normami i regulacjami firmowymi, przepisami prawa krajowego i międzynarodowego.

Nowoczesny, profesjonalny system zarządzania treścią, archiwizacją i obiegiem dokumentów może sprostać powyższym wymaganiom i umożliwić efektywne zarządzanie danymi w całym przedsiębiorstwie tak, iż pracownicy, partnerzy, klienci maja bezpośredni i łatwy dostęp do wymaganych informacji, które są jednocześnie uporządkowane w czytelne struktury.

System DDM-Comers pozwala integrować dokumenty i dane z działaniami rejestrowanymi w systemie CRM-Comers, a jednocześnie może być zasilany dokumentami powstającymi w module ERP-Comers.

DDM przede wszystkim eliminuje uciążliwości związane z wielokrotnym kopiowaniem dokumentów, ich często nieuporządkowanym i wolnym obiegiem, kosztami związanymi z wieloletnią archiwizacją. Bardzo istotną korzyścią takiego wdrożenia jest też ograniczeniem czasu koniecznego do dotarcia do potrzebnych danych i dokumentów w bardzo różnych sprawach przez pracowników firmy. Podnosi to znacznie efektywność pracy - średnio większość pracowników firm i urzędów angażuje 20 - 25 % swojego czasu pracy na odnajdywanie źródłowych dokumentów i danych koniecznych do wykonywania bieżących zadań.

Dokumenty i dane są przechowywane w formie elektronicznego archiwum o określonych zasadach dostępu i weryfikacji użytkowników, tak, by gromadzone informacje były całkowicie bezpieczne, a jednocześnie nie komplikowały dostępu uprawnionym użytkownikom.

System DDM-Comers odnotowuje każde dodanie, otwarcie (przeczytanie) lub edycję zgromadzonych danych. Dziennik archiwum zapisuje kto, kiedy i z jakim skutkiem dostępuje do danych.

Ponadto DDM-Comers uniemożliwia zapis dokumentów, które zostały zapisane już wcześniej. Nie sprawdza przy tym jedynie nazw ale porównuje treść dokumentu lub treść zapisanych danych i uniemożliwia w ten sposób powstanie błędów lub nadmiarowości gromadzonej informacji.

Bardzo ważnym elementem bezpieczeństwa zapisywanych dokumentów i danych jest ich szyfrowanie. Proces ten następuje w momencie zapisu do bazy, natomiast proces przeciwny (rozszyfrowania) jest przeprowadzany w chwili odczytu. W ten sposób dane w bazie pozostają zawsze zaszyfrowane.

Streszczenie

Struktura danych DDM pozwala budować relacje między obiektami kluczowymi dla innych modułów Comers, na przykład w CRM dla procesów, pracowników lub produktów. Oznacza to, że każdy dokument gromadzony w DDM ma związek z klientem, pracownikiem, produktem, procesem lub zleceniem gromadzonym w CRM.

Dokumenty zbierane w systemie albo w wersji źródłowej istnieją w formie elektronicznej (na przykład maile, oferty, wzory umów, projekty lub programy demo) albo z formy papierowej są do takiej wersji przekształcane.

segregatory

tak jak klasyczne segregatory w szafie, tak w systemie funkcjonują one w podobny sposób; musimy najpierw określić strukturę wszystkich "teczek" według zasady nadrzędny / podrzędny z dowolnie głębokim zagłębianiem segregatorów podrzędnych; najczęściej organizacja ta odpowiada porządkowi gromadzenia dokumentów w danej firmie;
można też stworzyć dodatkową strukturę segregatorów tzw. prywatnych, gdzie dostęp zawsze będzie miał tylko dany użytkownik; ponadto możemy tworzyć segregatory niekoniecznie klasycznych dokumentów, a mianowicie, np. nagrania rozmów telefonicznych lub filmów reklamowych; dodatkowo dla szybszego wyszukiwania dokumentów w segregatorach można określić jeden lub więcej warunków ich prezentowania; korzystając z odpowiednich filtrów, można określić zakres dat, wielkość lub temat dokumentu, który nas interesuje; z każdym segregatorem związane są określone wcześniej prawa dostępu przydzielone każdemu użytkownikowi;

dekrety

z każdym dokumentem można związać określone polecenie (dekret) i wysłać je wraz z dokumentem do jednego lub więcej adresatów; osoby te zostaną powiadomione przez system o tym, że powinny zapoznać się z przekazanymi materiałami - dokumentem i poleceniem; informacja o otwarciu dokumentu i dekretu może zostać automatycznie odesłana do nadawcy, o ile wcześniej zażądał on takiego potwierdzenia; również wykonanie polecenia zostanie odnotowane w systemie i historii związanej z przekazanym dokumentem;

historia dokumentu

wprowadzone do systemu dane i dokumenty przechowywane są wraz z całą szczegółową historią ich życia; odnotowywane jest kto i kiedy je wprowadził, czytał, drukował, odtwarzał, zmieniał, jaki inny dokument lub dane powstały w wyniku tych operacji i gdzie aktualnie się znajdują; historia dokumentu zawsze wskaże nam ostatnią jego wersję i uniemożliwi popełnianie częstych błędów w firmach bez wprowadzonej organizacji DDM, a mianowicie pracę ze starą, nieaktualną wersją dokumentu lub szukanie ostatnich danych na innych lub własnym komputerze; sięgając do historii wiemy, że pobieramy aktualną wersję oferty, umowy lub zatwierdzony już dokument księgowy; historia jest zapisywana przez system DDM w tle, niezależnie od udziału i woli autora zmian lub osób przeglądających dokument;

Przykładowa historia dokumentu

reguły obiegu

określają przepływ dokumentów (workflow) w firmie; dla wybranych lub wszystkich dokumentów może zostać utworzona reguła jego obiegu w przedsiębiorstwie, tj. do kogo, w jakiej kolejności dokument ma trafić i jakie standardowe czynności musi podjąć każda z osób, która poznała jego treść, na przykład akceptacja (lub nie), sformułowanie odpowiedzi formalnej bądź też podjęcie decyzji o wdrożeniu określonej procedury lub czynności przez inne osoby; ten proces związany jest z zarządzaniem przepływem informacji (korespondencji, emitowanych dokumentów), które muszą poznać lub akceptować inne osoby; żaden z użytkowników nie musi zaznaczać, że poznał treść dokumentu, gdyż system odnotowuje to automatycznie; osoby nadzorujące pracę innych mogą w każdym momencie wiedzieć, gdzie obecnie znajduje się dokument i jakie czynności zostały podjęte w wyniku poznania go przez osoby, do których on trafił;